Tôi là trợ lý giám đốc kiêm hành chính tại một công ty phân phối thiết bị điện ở Đồng Nai. Công ty trang bị Microsoft 365 Copilot cho các trưởng phòng từ đầu năm nhưng hầu như không ai dùng, tôi cũng chỉ thỉnh thoảng nhờ nó viết lại vài câu email. Mỗi tuần tôi mất gần trọn ngày thứ Hai để tổng hợp báo cáo từ các phòng, ghi biên bản họp giao ban và trả lời cả trăm email tồn.
Tuần 1, tôi học cách viết prompt có mục tiêu, bối cảnh, nguồn và kỳ vọng, cách gõ "/" để chỉ đúng file trên OneDrive cho Copilot đọc. Chỉ riêng việc này đã khiến bản nháp công văn, tờ trình Copilot soạn trong Word dùng được đến 80%, chỉ cần sửa vài chỗ.
Tuần 2 là phần tôi thấy giá trị nhất: Copilot trong Teams tóm tắt cuộc họp giao ban, tự liệt kê ai nhận việc gì, hạn khi nào; Copilot trong Excel giúp tôi lập bảng tổng hợp doanh số từ file các chi nhánh gửi về. Tuần 3, tôi tạo một agent chứa quy chế, quy trình nội bộ để nhân viên mới tự tra cứu thay vì nhắn hỏi tôi.
Giờ báo cáo tuần xong trước 10 giờ sáng thứ Hai, biên bản họp gửi đi ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Giám đốc còn giao tôi hướng dẫn lại cho cả phòng kinh doanh.